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Falsche Materiallieferung: 7.200€ Schaden durch eine versäumte Rüge

24. Oktober 2025

Materialprüfung im Malerhandwerk – So sicherst du deine Rechte §377 HGB

Wütender Kunde weil das falsch gelieferte Material verarbeitet wurde

📖 Lesedauer: 10 Min. | 🎁 Kostenloser Ratgeber am Artikelende


📋 Das erwartet dich in diesem Artikel:

1. Das Problem: 7.200€ Schaden durch 5 Minuten Nachlässigkeit

2. Was ist § 377 HGB und warum betrifft er dich?

3. Die 2 wesentlichen Pflichten - prüfen und reklamieren

4. Sonderfälle

5. Routine und Praxistipps

6. FAQ

7. Die 5 goldenen Regeln - Das wichtigste ganz Kompakt

8. So kommst Du zum kostenlosen Ratgeber

Das Problem: 7.200€ Schaden durch 5 Minuten Nachlässigkeit

Es ist ein ganz normaler Montagmorgen auf der Baustelle. Der LKW des Farbenhändlers kommt, liefert die bestellten 500 Liter Farbe. Der Lieferschein wird unterschrieben, die Farbe wird auf der Baustelle abgestellt.


"Kontrolle? Kommt später, hab jetzt keine Zeit."

Zwei Wochen später ist die Farbe verarbeitet – 400 m² Wohnfläche, ca. 1.600 m² Wand- und Deckenfläche.

Dann die Katastrophe: Der Farbton stimmt nicht. Statt RAL 9016 wurde RAL 9010 geliefert. Der Auftraggeber reklamiert.

Die Rechnung:

  • Neues Material: 2.200 €
  • Arbeitszeit Neuanstrich (120 Std. × 37,50 €): 4.500 €
  • Abdeckkosten: 500 €
  • Gesamtschaden: 7.200 €

Wer zahlt? Der Malerbetrieb.

Warum? Weil die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB verletzt wurde.

Dieser Paragraf wird im Baustellenalltag oft unterschätzt – und kann im Worst-Case fünfstellig kosten. Bei kleinen Mängeln sind Lieferanten oft kulant und zeigen sich entgegenkommend. Aber wenn es richtig knallt? Dann machen sie nur das, was sie rechtlich müssen. Und ohne rechtzeitige Rüge müssen sie genau nichts.

💡 Das muss nicht deine Geschichte sein: "Ein Kunde rief mich nach genau so einem Fall an - 8.500€ Verlust durch nicht gerügte Materialfehler. Nach unserer Zusammenarbeit hat er eine wasserdichte Prüfroutine etabliert. Sein letzter Satz im Gespräch: 'Seitdem schlafe ich wieder ruhig. Jede Lieferung wird systematisch geprüft und dokumentiert.'"

Was ist § 377 HGB und warum betrifft er dich?

Die rechtliche Grundlage

§ 377 HGB regelt die Untersuchungs- und Rügepflicht beim Handelskauf. Das bedeutet konkret:

  1. Du musst die Ware unverzüglich nach Ablieferung untersuchen
  2. Erkannte Mängel musst du unverzüglich dem Verkäufer anzeigen
  3. Tust du das nicht, gilt die Ware als genehmigt – alle Gewährleistungsrechte sind verloren

Warum das JEDEN Malerbetrieb betrifft

Als Malerbetrieb kaufst du gewerblich ein – du handelst als Kaufmann im Sinne des HGB. Damit bist du automatisch der Untersuchungs- und Rügepflicht unterworfen.

Das gilt für:

  • Farben und Lacke
  • Tapeten und Putze
  • Werkzeuge und Maschinen
  • Gerüste und Abdeckmaterial
  • Alle weiteren Materialien

Die harte Wahrheit: Es gibt keine Ausnahmen. Auch wenn du seit 20 Jahren mit demselben Lieferanten zusammenarbeitest und noch nie Probleme hattest – rechtlich bist du bei JEDER Lieferung zur Prüfung verpflichtet.

📌 VOB-Bezug für Ihre Projekte:

Bei VOB-Verträgen greift § 377 HGB zusätzlich zu § 13 VOB/B. Die Prüf- und Rügepflicht gilt hier doppelt: - Als Kaufmann gegenüber Ihrem Lieferanten (§ 377 HGB) - Als Auftragnehmer gegenüber Ihrem AG (§ 13 VOB/B) Ein Fehler kann Sie also zweifach treffen. In meinem Coaching zeige ich, wie Sie beide Ebenen rechtssicher abdecken.

Die zwei Pflichten: Was du wissen musst

Pflicht 1: Untersuchen – aber richtig und rechtzeitig

"Unverzüglich" bedeutet konkret:

Grobe Sichtprüfung:

  • Zeitrahmen: Noch am Liefertag
  • Was prüfen: Menge, Artikelnummer, äußere Schäden

Detaillierte Kontrolle:

  • Zeitrahmen: Innerhalb 1 Woche
  • Was prüfen: Farbton, Qualität, Chargennummern, Zustand

Bei Großmengen:

  • Zeitrahmen: Innerhalb 1 Woche
  • Was prüfen: Stichprobe (mind. 10% öffnen und prüfen)


Prüffristen nach Warengattung:

Farbe/Lack:

  • Prüfumfang: Menge, Farbton (Stichprobe), Gebindeschäden
  • Zeitrahmen: 1-2 Tage

Tapeten:

  • Prüfumfang: Menge, Muster/Farbnummer
  • Zeitrahmen: 2-3 Tage

Werkzeuge:

  • Prüfumfang: Vollständigkeit, Funktion, Schäden
  • Zeitrahmen: 1 Tag

Gerüste:

  • Prüfumfang: Vollständigkeit, Zustand
  • Zeitrahmen: 1 Tag


Pflicht 2: Rügen – unverzüglich und konkret

Zeitrahmen: Maximal 2-3 Werktage nach Entdeckung des Mangels

Form der Rüge: ✅ E-Mail (am besten mit Lesebestätigung)
✅ WhatsApp Business (im geschäftlichen Kontext)
✅ Fax (mit Sendebericht)
✅ Einschreiben (bei hohen Beträgen)
❌ Telefonanruf allein reicht NICHT!


Was muss in die Rüge?

Eine wirksame Mängelrüge muss konkret und präzise sein:

❌ Unwirksam: "Die gelieferte Farbe ist falsch."

✅ Wirksam: "Lieferung vom 15.10.2025, Lieferschein Nr. 12345: Geliefert wurden 10 Eimer Wandfarbe RAL 9010. Bestellt und berechnet wurden jedoch 10 Eimer RAL 9016. Bitte umgehend austauschen und Abholung veranlassen. Frist: bis 25.10.2025."


Die 6 Must-haves jeder Rüge:

  1. Datum und Lieferschein-Nummer
  2. Konkrete Mangelbeschreibung
  3. Soll-Ist-Vergleich (bestellt vs. geliefert)
  4. Forderung (Austausch, Nachlieferung, Minderung)
  5. Fristsetzung
  6. Fotos als Beweismittel


Was passiert, wenn du nicht rechtzeitig rügst?

Die Rechtsfolge: Genehmigungsfiktion

Ohne rechtzeitige Prüfung und Rüge gilt die Ware als genehmigt (§ 377 Abs. 2 HGB).

Das bedeutet konkret:

❌ Kein Anspruch auf Nachlieferung
❌ Kein Anspruch auf Austausch
❌ Kein Anspruch auf Minderung
❌ Kein Anspruch auf Schadenersatz

Du verlierst ALLE Rechte – selbst bei offensichtlichen Mängeln.

Einzige Ausnahme: Arglist des Verkäufers (z.B. wissentlich falsche Ware geliefert). Aber: Du musst die Arglist beweisen – und das ist in der Praxis extrem schwierig.

Sonderfälle, die du kennen musst

Sonderfall 1: Versteckte Mängel

Was sind versteckte Mängel?
Mängel, die du bei ordnungsgemäßer Prüfung nicht erkennen konntest.

Beispiele:

  • Farbe trocknet anders als erwartet (Glanzgrad abweichend)
  • Material enthält Schadstoffe (erst bei Verarbeitung erkennbar)
  • Tapete löst sich nach Verklebung

Die Regel: Versteckte Mängel müssen gerügt werden, sobald  sie entdeckt werden.

WICHTIG: Mängel nach Fertigstellung / Abnahme der Leistung

Der kritischste Fall: Ein Mangel tritt erst auf, nachdem du deine Leistung fertiggestellt hast.

Beispiel aus der Praxis:

  • Du hast eine Wohnung komplett gestrichen (400 m²)
  • 4 Wochen später meldet der Kunde: Farbe blättert an mehreren Stellen ab
  • Ursache ist noch völlig unklar – könnte sein:
  • Mangelhaftes Material vom Lieferanten
  • Problematischer Untergrund
  • Fehler bei der Verarbeitung
  • Feuchtigkeit im Mauerwerk

Was du SOFORT tun musst:

✅ Lieferanten unverzüglich informieren – auch wenn du noch gar nicht weißt, ob das Material schuld ist!

Die Formulierung könnte sein:

"Bei einem vor 4 Wochen fertiggestellten Projekt tritt ein Mangel auf (Farbe blättert ab). Die Ursache ist noch nicht geklärt. Wir informieren Sie vorsorglich gemäß § 377 HGB, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass ein Materialmangel vorliegt. Wir halten Sie über den weiteren Verlauf auf dem Laufenden."

Warum ist das so wichtig?

Wenn sich später herausstellt, dass doch das Material mangelhaft war, hast du nur dann Ansprüche gegen den Lieferanten, wenn du ihn unverzüglich nach Entdeckung  informiert hast.

Die Frist beginnt, sobald DER KUNDE den Mangel bei DIR meldet – nicht erst, wenn du die Ursache kennst!

Faustregel: Lieber einmal zu viel den Lieferanten informieren als einmal zu wenig. Eine vorsorgliche Meldung kostet dich 5 Minuten – eine versäumte Meldung kann dich Tausende Euro kosten.


Sonderfall 2: Teillieferungen

Problem: Bei Teillieferungen musst du jede Teillieferung separat prüfen.

Beispiel:
Du bestellst 1.000 Liter Farbe. Geliefert wird in 5 Teillieferungen à 200 Liter. → Jede Teillieferung muss innerhalb 1 Woche geprüft werden!

Praxis-Tipp: Vereinbare mit dem Lieferanten, dass Teillieferungen nur bei wirklich großen Mengen erfolgen.


Sonderfall 3: Großbaustellen mit vielen Lieferungen

Die Herausforderung: Bei großen Projekten kommen täglich Lieferungen – wie schaffst du die Prüfung?

Die Lösung:

  1. Feste Routine etablieren: Jede Lieferung wird von einem zuständigen Mitarbeiter sofort grob geprüft
  2. Verantwortlichkeiten klar definieren: Wer prüft was? (z.B. Polier prüft Material, Lagerarbeiter prüft Menge)
  3. Standardisierte Checkliste nutzen: Macht die Prüfung schneller und sicherer
  4. Alles dokumentieren: Einfache Liste: Datum, Lieferant, Artikel, Prüfergebnis, Unterschrift

Zeitaufwand: 5-10 Minuten pro Lieferung
 Ersparnis: Bis zu fünfstellige Beträge pro Jahr

Die 5-Schritte-Routine für jede Lieferung

Schritt 1: Vorbereitung (vor der Lieferung)

  • Bestellung/Auftragsbestätigung griffbereit haben
  • Mitarbeiter informieren: "Heute kommt Lieferung X – bitte prüfen!"
  • Smartphone/Kamera bereitlegen für Fotos

Schritt 2: Bei Lieferung (während Anlieferung)

  • Lieferschein mit Bestellung abgleichen (Menge, Artikel, Preis)
  • Sichtbare Schäden dokumentieren (Fotos!)
  • Bei gravierenden Schäden: Annahme verweigern oder "unter Vorbehalt" unterschreiben
  • Fotos von Lieferung + Lieferschein machen

Schritt 3: Detaillierte Prüfung (innerhalb 1 Woche)

  • Menge nachzählen
  • Stichprobe öffnen (mind. 10% bei Großmengen)
  • Farbton/Qualität mit Bestellung abgleichen
  • Chargennummern prüfen (bei großen Mengen)
  • Zustand kontrollieren (unbeschädigt, nicht abgelaufen?)

Schritt 4: Mangel entdeckt? SOFORT handeln!

  • Fotos vom Mangel machen (+ Lieferschein + Verpackung)
  • Mängelrüge schriftlich formulieren
  • Frist setzen (7-10 Tage für Austausch)
  • Schriftlich versenden (E-Mail, WhatsApp Business, Fax, Einschreiben)
  • Bestätigung einholen
  • Material separat lagern (NICHT verarbeiten, NICHT entsorgen!)

Schritt 5: Dokumentation (IMMER!)

  • Lieferschein archivieren (mit Vermerk: "Geprüft am [Datum], ok/Mangel")
  • Fotos projektbezogen speichern
  • Rüge archivieren (E-Mail ausdrucken oder als PDF speichern)
  • Reaktion des Lieferanten dokumentieren


Praxis-Tipps für den Alltag

Tipp 1: Fotodokumentation ist Gold wert

Was fotografieren?

  • Lieferung (Gesamtansicht)
  • Verpackung (äußere Schäden)
  • Lieferschein (gut lesbar)
  • Geöffnete Stichprobe
  • Mängel (Detailaufnahme)

Wie speichern?

  • Projektbezogen ablegen (Ordner: "Projekt XY – Lieferungen")
  • Datum im Dateinamen (z.B. "2025-10-15_Lieferung_Farbe_RAL9016.jpg")
  • Backup erstellen (Cloud, externe Festplatte)

Zeitaufwand: 2 Minuten pro Lieferung
Nutzen: Im Streitfall unbezahlbar


Tipp 2: Lieferantenvereinbarung schriftlich treffen

Mit deinem Hauptlieferanten kannst du schriftlich vereinbaren:

  • Verlängerte Prüffristen (z.B. 2 Wochen statt 1 Woche)
  • Vereinfachte Rüge (z.B. E-Mail ausreichend)
  • Kulanzregelungen bei Kleinmängeln
  • Schnelle Austauschprozesse

Vorteil: Weniger Stress, mehr Planungssicherheit, bessere Zusammenarbeit

Wichtig: Muss schriftlich erfolgen und darf gesetzliche Rechte nicht komplett ausschließen


Tipp 3: Feste Prüfroutine im Betrieb etablieren

So geht's:

  1. Regel festlegen: "Jede Lieferung wird noch am selben Tag grob geprüft"
  2. Verantwortung zuweisen: Ein Mitarbeiter ist zuständig für Materialprüfung
  3. Checkliste erstellen: Standardisierte Prüfpunkte
  4. Dokumentieren: Einfaches Formular mit Datum, Lieferant, Artikel, Ergebnis, Unterschrift

Zeitaufwand: 5-10 Minuten pro Lieferung
ROI: Kann dir fünfstellige Beträge pro Jahr ersparen

⚡ Profi-Tipp aus der Praxis:

Materialprobleme sind auch Gewinnchancen!

Dokumentieren Sie:

- Wartezeiten wegen falscher Lieferung → Stillstandskosten

- Mehraufwand durch Umorganisation → Bauablaufstörung

- Schutzmaßnahmen für gelagertes Material → Zusatzleistung Diese Positionen übersehen 90% der Malerbetriebe. Mehr dazu in meinem Nachtragsmanagement-Coaching.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Muss ich wirklich JEDE Lieferung prüfen?

Ja. § 377 HGB gilt für JEDE Lieferung. Auch wenn du seit 20 Jahren mit demselben Lieferanten zusammenarbeitest – rechtlich bist du zur Prüfung verpflichtet.

Aber: Je besser die Lieferantenbeziehung, desto entspannter kannst du es handhaben. Bei langjährigen, zuverlässigen Partnern reicht oft eine schnellere Stichprobe.


2. Reicht ein Telefonanruf zur Mängelrüge?

Nein. Telefonanrufe sind NICHT ausreichend. Du musst immer schriftlich nachhaken.

Praxis-Tipp: Ruf an, um das Problem zu besprechen – aber schick danach SOFORT eine schriftliche Bestätigung (E-Mail, WhatsApp Business).


3. Was ist, wenn der Lieferant nicht reagiert?

Vorgehen:

  1. Erinnerung schicken (nach 5-7 Tagen)
  2. Frist setzen ("Bitte bis [Datum] reagieren, sonst behalten wir uns rechtliche Schritte vor")
  3. Rechtsbeistand einschalten (Anwalt oder Handwerkskammer)

Wichtig: Solange du rechtzeitig gerügt hast, behältst du deine Rechte – auch wenn der Lieferant nicht reagiert.


4. Kann ich die Prüfpflicht ausschließen?

Grundsätzlich nein. Aber: Du kannst mit dem Lieferanten eine schriftliche Vereinbarung treffen, die die Prüfpflicht lockert (z.B. längere Fristen).

Voraussetzung: Beide Seiten müssen zustimmen und es muss schriftlich festgehalten werden.


5. Was ist bei Großmengen (z.B. 10.000 Liter)?

Regelung: Bei Großmengen reicht eine Stichprobenprüfung (mind. 10%).

Beispiel:

  • 10.000 Liter Farbe in 100 Eimern
  • Stichprobe: Mind. 10 Eimer öffnen und prüfen

Wichtig: Die Stichprobe muss repräsentativ sein (aus verschiedenen Chargen/Paletten ziehen).

Zusammenfassung: Die 5 goldenen Regeln

1. PRÜFEN – sofort und systematisch
Jede Lieferung noch am selben Tag grob prüfen, innerhalb 1 Woche detailliert kontrollieren. Keine Ausnahmen.


2. DOKUMENTIEREN – immer und überall
Fotos von Lieferung, Lieferschein und Material machen. Prüfergebnis schriftlich festhalten. Im Streitfall unbezahlbar.


3. RÜGEN – unverzüglich und konkret
Mängel innerhalb 2-3 Tagen schriftlich rügen. Konkrete Beschreibung, Frist setzen, Fotos beifügen.


4. AUFBEWAHREN – getrennt lagern
Mangelhafte Ware separat lagern. Nicht verarbeiten, nicht entsorgen, nicht zurückschicken (ohne Absprache).


5. NACHHALTEN – bis zur Lösung
Reaktion des Lieferanten verfolgen. Bei Nichtreaktion: Erinnerung, Fristsetzung, ggf. Rechtsbeistand.

Fazit: 5 Minuten können 7.200€ sparen

§ 377 HGB ist kein "Bürokratie-Paragraf" – er ist dein wichtigstes Werkzeug beim Materialeinkauf.

Die Realität:

  • 5 Minuten Prüfung pro Lieferung
  • Kann dir fünfstellige Beträge ersparen
  • Sichert deine Gewährleistungsrechte
  • Schützt vor unfairen Lieferanten

Meine Empfehlung:

Etabliere eine feste Routine in deinem Betrieb:

  1. Jede Lieferung wird sofort grob geprüft
  2. Innerhalb 1 Woche erfolgt die Detailprüfung
  3. Mängel werden sofort schriftlich gerügt
  4. Alles wird dokumentiert und archiviert

Der Zeitaufwand ist minimal. Der Schutz ist maximal.


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Die meisten Malerbetriebe verschenken jeden Monat Geld – nicht weil sie schlecht arbeiten, sondern weil sie ihre Rechte nicht kennen.

  • Schutzmaßnahmen nicht abgerechnet → 10-15% Umsatz verschenkt
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— Martin Prangenberg, Malerbetrieb Roßbach

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